Gestão de frotas: tudo o que você precisa saber nesse megapost completo

Gestão de frotas é um trabalho abrangente que afeta todos os departamentos da empresa. Imagine entregas que não ocorrem com eficiência e dentro dos prazos. De fato, isso compromete o time comercial, o marketing, o balanço financeiro e todos os outros setores.

Exatamente por isso, o gestor de frota precisa ter um conhecimento profundo sobre o assunto e bastante disciplina na execução das rotinas. Para te ajudar nessa tarefa, neste post você vai encontrar tudo que precisa para se tornar um profissional reconhecido na empresa.

Além disso, você vai entender quais fatores impactam nos custos da frota e algumas boas práticas para reduzi-los. Ao final deste post, mostraremos o próximo passo na profissão: gestor de mobilidade!

Quer melhorar a gestão da sua frota e ganhar reconhecimento? Então siga com a leitura!

1. Afinal, o que é gestão de frotas?

Gestão de frotas refere-se a administrar os veículos de uma empresa própria ou de terceiros (ativos, colaboradores, fornecedores envolvidos nas operações de transporte etc.). Portanto, a responsabilidade é muito grande e exige que o gestor saiba qual é o seu papel no processo.

Para tornar mais claro, imagine a configuração da frota desde o seu início (aquisição de veículos) até o fim (venda ou negociação). O gestor de frota é responsável por controlar todas as atividades envolvidas nesse caminho.

Agora que você já sabe o que é a gestão de frotas, veja, no próximo tópico, qual é o papel do gestor.

2. Qual o papel do gestor de frota?

De um modo geral, as atividades relacionadas à gestão de frotas dividem-se em:

• decisões estratégicas: ocorrem a longo prazo e envolvem os aspectos estruturais da frota —como a escolha de modais;
• decisões operacionais: tarefas do dia a dia que impactam todo o negócio.

A seguir, veja alguns pontos importantes e competências quem devem direcionar as atividades do gestor:

2.1. Ser ágil nas tomadas de decisão

Antes de aprofundarmos nas atividades da gestão de frotas, é preciso deixar claro que diversos incidentes ocorrem no cotidiano do gestor e exigem proatividade e decisões rápidas e ponderadas para evitar que os contratempos ganhem proporções preocupantes. Para tanto, a agilidade nas tomadas de decisão é uma competência importante para esse profissional e evita que ele perca muito tempo na resolução das tarefas.

Treine e desenvolva essa habilidade tão importante na gestão de frotas. Ao agir dessa maneira, você ganha notoriedade e promove uma maior eficiência no ambiente de trabalho — que traz melhores resultados para a empresa.

2.2. Conhece o mercado de atuação

Como vimos no tópico anterior, o gestor de frota tem o seu cotidiano rodeado por decisões importantes que podem alterar todo o processo logístico da empresa. Assim, o conhecimento do mercado de gestão de frotas é fundamental para compreender as sazonalidades e outros fatores que interferem em seu segmento de atuação.

Um método bastante eficaz nesse processo consiste no benchmarking (análise de cases e estratégias da concorrência) para compreender quais processos, implementações e soluções apresentam melhores resultados e podem ser adaptadas à sua empresa.

Portanto, pesquise bastante, esteja informado e acompanhe todas as novidades relacionadas à gestão de frotas.

2.3. Oferecer segurança aos condutores

Investir em uma cultura de segurança deve estar entre as metas do gestor. Mas não se confunda: segurança é um fator que vai muito além da cobertura ou apólice de seguro do veículo (embora esse ponto não deva ser negligenciado). De fato, o gestor de frota pode ser considerado um gestor da vida, ou seja, a pessoa responsável por evitar acidentes e outros contratempos que colocam em risco a vida dos motoristas, mecânicos e outras pessoas no trânsito.

Nesse sentido, é importante oferecer treinamento aos colaboradores e garantir o pleno funcionamento dos veículos, como a realização de manutenções preditivas para evitar falhas — abordaremos esse assunto no próximo tópico.

Outro ponto importante na gestão de frotas é manter um histórico dos veículos. Assim, mesmo que o motorista nunca tenha dirigido um determinado carro, ele terá à disposição todas as informações necessárias sobre as manutenções anteriores, consumo de combustível e outros dados. Munido desses detalhes, ele terá mais confiança e segurança para trafegar com o veículo.

2.4. Fazer a manutenção no momento certo

Antes de entrarmos nesse assunto, precisamos fazer uma breve introdução sobre os tipos de manutenção que usualmente são realizadas na gestão de frotas. Veja a seguir:

• manutenção corretiva: é o tipo de manutenção que ocorre quando o problema já aconteceu. Ou seja, após a verificação de uma falha ou desgaste que precisa de reparo imediato. Nesse sentido, podemos dizer que a manutenção corretiva é uma técnica reativa — espera pelo defeito para, só então, direcionar o conserto;
• manutenção preventiva: embora muitos gestores encarem esse tipo de manutenção como um gasto desnecessário, ela pode gerar economia no futuro. Isso porque ela permite avaliar as peças e realizar a troca daquelas que poderiam apresentar problemas — antes que eles aconteçam. Assim, o poder de negociação é maior e a ociosidade da frota é reduzida;
• manutenção preditiva: essa é a forma de manutenção mais precisa e que apresenta maior redução nos custos — pode chegar a 30%. Isso porque a análise se apoia em dados e ferramentas que conseguem dar um detalhamento completo do estado de desgaste e degradação.

Agora que já vimos os tipos de manutenção na gestão de frotas, fica claro que a manutenção preditiva apresenta melhores resultados. De fato, essa técnica permite:

• antecipar a intervenção em peças;
• que os descartes e trocas desnecessárias sejam evitadas;
• reduzir o tempo de parada da frota para reparos;
• eliminar planilhas e papéis para o check list;
• aumentar a confiança em relação ao desempenho da frota.

3. Quais são as características de um bom gestor de frota?

Até aqui, falamos sobre algumas funções do gestor de frota. Agora é chegada a hora de abordarmos as habilidades específicas que esse profissional precisa ter para alcançar a excelência na atividade. Veja, a seguir, quais são as principais características de um bom gestor de frota e dedique-se em aprimorá-las para impulsionar a sua carreira:

3.1. É o líder da equipe

O espírito de liderança é uma competência essencial na gestão de frotas: se o gestor é um líder de sucesso, ele terá menos dificuldades para coordenar os profissionais e direcionar as atividades que devem ser realizadas por eles — além de conseguir envolver os parceiros e fornecedores em todos os projetos.

No entanto, não é fácil ser a peça principal em uma equipe quando os profissionais vão a campo com uma série de metas e normas a seguir. Portanto, o gestor deve conhecer bem cada pessoa da sua equipe e ter habilidade para extrair o melhor de seus liderados, sabendo exatamente como motivá-los — entenda no próximo tópico.

3.2. É motivador

Para atingir os objetivos propostos pela empresa, o gestor de frota precisa contar com o comprometimento de seus colaboradores (motoristas, despachantes, mecânicos etc.). Assim, é fundamental saber motivar a equipe – sempre levando em consideração os deveres, habilidades e limitações de cada um. Para tanto, veja algumas boas práticas que podem ajudar:

• estabeleça metas de desempenho alcançáveis;
• apresente métricas e os resultados obtidos;
• fique disponível para os motoristas e colaboradores;
• comemore as conquistas de toda a equipe.

Agindo assim, o gestor passa a ser uma inspiração e um exemplo a ser seguido. E os objetivos da empresa começam a ser alcançados.

3.3. Sabe lidar com os problemas na gestão de frotas

Mas nem só de conquistas vive uma empresa. De fato, todo o controle de frota e os recursos da empresa passam pela avaliação do gestor. Como você deve imaginar, essa tarefa envolve muitas dificuldades e problemas. Entre eles, podemos destacar:

• acidentes de trânsito;
• atrasos na entrega;
• ociosidade de veículos;
• cobrança de fornecedores.

Desse modo, preocupações não faltam no dia a dia da gestão de frotas, e o controle emocional é essencial para contornar os problemas e achar as melhores soluções sem tomar atitudes precipitadas. Portanto, cabe ao gestor ter resiliência para lidar com essas situações e saber identificar os motivos das falhas e buscar soluções em conjunto com a equipe.

Além disso, é importante saber separar a parte pessoal e profissional. Ou seja, não leve as dificuldades da gestão de frotas para o seu ambiente familiar e, da mesma forma, deixe os problemas pessoais do lado de fora ao cruzar a porta da empresa.

3.4. Tem habilidade para mudar a cultura da empresa

Como dissemos anteriormente, o gestor de frota tem o papel de liderança em todo o processo que envolve os veículos e a logística do negócio. Logo, ele é o responsável pelo amadurecimento cultural de todos os aspectos relacionados à sua área de atuação — isso envolve implementar a transição e encontrar mecanismos para facilitar a adaptação dos colaboradores.

Os diretores da empresa são responsáveis por elaborar e cultivar a cultura organizacional. Mas cabe ao gestor ter habilidade para compreendê-la e repassar aos seus liderados. Assim, mesmo que a empresas mude a sua cultura com o decorrer do tempo, o gestor de frota é responsável por aplica-la em seu departamento.

Outra característica que diferencia os melhores gestores consiste em saber identificar pontos de melhoria e dialogar com os superiores. Imagine uma empresa que não tem a cultura da segurança como um dos pilares na gestão de frotas. O gestor precisa pensar os melhores mecanismos —  alinhar a mentalidade dos motoristas para desenvolverem uma direção mais responsável, por exemplo — e reportar aos superiores quais ferramentas poderiam auxiliar nesse processo.

Da mesma forma, o gestor deve ser capaz de trazer inovações tecnológicas e soluções para redução de custos na gestão de frotas. Para tanto, ele deve guiar seus liderados na transformação positiva que pretende implementar e mostrar todas as vantagens que essas tecnologias podem trazer para a empresa — como a otimização dos processos, redução das falhas, economia de recursos etc.

Analise todos os aspectos da cultura organizacional e, sempre que perceber que algo está fora de sintonia, converse com seus liderados para corrigirem essa postura.

3.5. É organizado

Até aqui, falamos bastante que o dia a dia do gestor de frota é repleto de tarefas e obrigações. Portanto, se você não for organizado, dificilmente conseguirá gerenciar o tempo para cumprir todas as atividades que estão sob sua responsabilidade.

Além disso, as informações precisam ser organizadas para evitar que dados importantes sejam perdidos na gestão de frotas. Uma dica aqui é utilizar ferramentas tecnológicas para gerar, localizar e compartilhar informações relevantes para a operação — como um check list digital. Por fim, lembre-se de manter o espaço físico de trabalho sempre em ordem.

3.6. É antenado com as inovações

Todos os dias, muitas novidades surgem no setor da mobilidade. Uma dica é participar de eventos relacionados à gestão de frotas e se atualizar por meio de blogs que oferecem conteúdos relevantes para a profissão.

Um exemplo de inovação tecnológica que pode ajudar a reduzir os custos da sua frota em até 30% é a utilização de um check list digital, que mencionamos anteriormente. Por meio dessa ferramenta, você consegue fazer análises preditivas que ajudam a reduzir os consertos e a ociosidade dos carros.

Essa é apenas uma de várias ferramentas úteis ao gestor. O importante aqui é entender que a negligência com as inovações pode resultar na perda de inúmeras oportunidades de redução de custos e otimização das tarefas.

Tenha em mente que a tecnologia é uma aliada da gestão de frotas. Nesse sentido, o seu custo de implantação pode se pagar com o tempo.

3.7. Tem facilidade na comunicação

Um dos deveres do gestor é ser claro na comunicação e ter certeza que foi compreendido – afinal, só assim ele conseguirá transmitir aos colaboradores as suas funções e metas a alcançar.

Uma dica aqui é fazer perguntas para comprovar o entendimento dos tópicos mais importantes para a operação. Portanto, peça feedbacks dos colaboradores ao final da mensagem, como:

• o que você entendeu?
• como você pode alcançar esse objetivo?
• quais dificuldades ou desafios você pode encontrar para entregar essa tarefa?

Ao agregar essa forma de abordagem, a comunicação será mais assertiva e os colaboradores terão certeza do papel a desempenhar.

4. Quais são os conhecimentos necessários para ser um gestor de frota?

Agora que você já viu as principais características de um gestor de frota, vamos aprofundar nesse assunto e falar sobre os conhecimentos necessários para a profissão. Veja, a seguir, os pontos você precisa dominar —  ou ter uma noção mais abrangente:

4.1. Leis de trânsito e regras de direção

É muito comum o gestor de frota se deparar com diversas multas ou até mesmo reclamações de terceiros sobre a forma que os seus motoristas conduzem os veículos. Se o gestor não conhece as leis de trânsito e as regras de direção, dificilmente ele terá argumentos para exigir uma mudança de atitude desses condutores.

Estudar cada uma das leis e regras pode parecer cansativo. No entanto, esse tipo de conhecimento é necessário à profissão e traz maior segurança ao gestor na hora de determinar a política de frota da empresa.

4.2. Noções de mecânica

Se o gestor não tem conhecimentos de mecânica, ele terá dificuldades em cobrar dos fornecedores a melhor solução. Além disso, ele corre o risco de pagar por um conserto que não era necessário no momento.

Assim, podemos dizer que a gestão de frotas exige uma noção básica de mecânica, mas o gestor não será um executor. Ou seja, ele saberá quais consertos são necessários de acordo com os defeitos apresentados e poderá direcionar os melhores mecânicos para a tarefa.

4.3. Conhecimentos básicos de logística

As frotas, normalmente, se dividem em dois tipos:

1. transporte: aquelas que levam pessoas do ponto A ao ponto B;
2. logística: aquelas que realizam entrega de produtos, cargas etc.

No segundo caso, o gestor precisa ter conhecimentos básicos de armazenamento de cargas, distribuição e manutenção. Todos esses itens compõem a base de um processo de logística. Logo, é importante que o gestor saiba gerenciá-los para cumprir a sua função com excelência.

4.4. Habilidades de negociação

Gerir qualquer departamento de uma empresa envolve muitas negociações – seja com fornecedores, parceiros, superiores ou colaboradores. A gestão de frotas não é diferente. De fato, o profissional precisa negociar:

• com os fornecedores: os melhores produtos e preços para a empresa;
• com os parceiros: acordos que tragam benefícios para ambos;
• superiores: as principais estratégias para o negócio;
• colaboradores: as boas práticas para a frota.

Muitas pessoas encaram a negociação como uma queda de braço, em que só um lado pode sair vencedor. Mas a dica aqui é encontrar soluções que tragam benefícios para todos os envolvidos – relação “ganha-ganha”. Assim, a negociação será mais saudável e manterá o diálogo sempre aberto para futuras conexões.

4.5. Gestão financeira

Saber analisar e administrar os custos é fundamental para o gestor tomar melhores decisões com o dinheiro da empresa.

É preciso conhecer a condução de cada motorista e interpretar quais são os maiores gastos. Para isso, um check list digital pode ajudar, por exemplo, a identificar quais motoristas consomem muito pneu ou se envolvem em acidentes com maior frequência. Além disso, essa ferramenta pode apresentar as melhores rotas e otimizar as entregas em todos os aspectos (custos, tempo, etc.).

5. Quais são as boas práticas na gestão de frotas?

Como todo processo, a gestão de frotas também envolve algumas boas práticas que podem tornar o trabalho mais eficaz. Na sequência, veja algumas delas:

5.1. Administre as multas e impostos

Gerenciar toda a documentação, impostos e as multas de trânsito de uma frota com dezenas ou até centenas de veículos toma tempo e, por ser um processo que envolve gastos, torna-se cansativo e desestimulador.

Uma solução para isso é recorrer a ferramentas que disponibilizam as multas e impostos em um painel gerenciável. Desse modo, você terá uma visão abrangente de toda a frota ou poderá acessar a situação específica para cada veículo. Além disso, essa tecnologia pode trazer funcionalidades que ajudam no recurso a infrações. O resultado disso, certamente, será muita economia de tempo e dinheiro na gestão dos documentos.

5.2. Não deixe a manutenção para depois

Já falamos bastante sobre a importância da manutenção preditiva para gerenciar os componentes dos veículos. Mas cabe reforçarmos que adiar a manutenção pode trazer gastos maiores com consertos e maior tempo de ociosidade da frota. Portanto, antecipar-se e fazer o controle de manutenção de veículos é uma boa prática que deve ser adotada pelo gestor.

5.3. Faça marketing de frotas

O primeiro passo para a aquisição de novos veículos para a empresa é chamado de mobilização. Nesse processo, é importante pensar na comunicação que os veículos devem passar nas ruas. Pondere a padronização estética e alinhe à identidade visual da sua empresa.

Muitos gestores encaram esse ponto como um luxo ou uma tarefa desnecessária. No entanto, a comunicação dos carros da empresa tem o poder de atrair novos cliente e reforçar a marca no mercado. Para você ter uma ideia, a plotagem ou envelopamento de um veículo tem maior visibilidade que a instalação de um outdoor em um ponto físico! A seguir, veja algumas vantagens do marketing de frota:

• permite a divulgação da marca sem ferir os códigos de postura para publicidade;
• reduz as chances de roubos de veículos e assaltos;
• protege a pintura dos veículos;
• traz maior profissionalismo para a sua empresa.

Além disso, o marketing de frota oferece mais segurança até para o cliente, que se sente mais confiante ao identificar os carros com a sua marca estampada.

5.4. Tenha os dados da frota sempre acessíveis

Compreender a situação dos veículos exige muitas anotações em check lists de papel ou planilhas de Excel – em um cenário ultrapassado.

Contudo, a agilidade ao acesso dessas informações é primordial para apoiar a tomada de decisão do gestor de frota. Imagine que você precise reportar aos seus superiores quais veículos precisam de troca de óleo no próximo mês para aproveitar uma parceria. Sem os dados em mãos, você terá que analisar diversos papéis e, ainda assim, corre-se o risco de cometer falhas na gestão de frotas por deixar informações passarem sem a correta verificação.

Por outro lado, a tecnologia – adoção de um check list digital – permite que você faça uma busca pelo item específico (nesse exemplo, a troca de óleo) e tenha acesso à informação em tempo real – e com maior precisão.

Assim, você poderá tomar decisões apoiadas em dados e terá mais tempo para se dedicar a tarefas que impactam positivamente na empresa.

5.5. Tenha uma política de frotas

Política de frotas é uma espécie de documento que detalha e regulamenta todos os aspectos da gestão de frotas (fornecedores, procedimentos internos, renovação e aquisição de veículos, manutenções etc.). Ou seja, ela relaciona os critérios para otimizar a atividade diária do gestor de frota e reduzir os custos da operação. Ao estabelecer a política de frotas na sua empresa, considere os seguintes pontos:

• defina a padronização dos veículos: ao estruturar a mobilização da frota, é importante detalhar todos os acessórios e equipamentos necessários para que os veículos cumpram a sua função sem falhas;
• tenha cuidado com demandas judiciais: a política de frotas precisa instituir padrões que devem ser sempre seguidos. Portanto, solicite que os colaboradores assinem esse documento para comprovar que eles têm ciência das normas — isso pode evitar demandas judiciais no futuro;
• estabeleça os deveres de cada colaborador: gerencie os profissionais que serão impactados pela operação e determine as funções de cada um deles — quem ficará responsável pelo abastecimento dos veículos, quem cuidará das manutenções etc. Essa prática esclarece as funções de cada colaborador e evita profissionais ociosos ou serviços incompletos.

Ao finalizar a política de frotas da sua empresa, faça a divulgação entre os profissionais — de todos os níveis hierárquicos — e garanta que essa cultura será implementada gradativamente.

6. Quais são os processos envolvidos na gestão de frotas?

Compreender os processos envolvidos na gestão de frotas é um ponto importante. Se o gestor não conhece cada rotina da função, fatalmente, ele não saberá o que deve ser executado. A seguir, vamos aprofundar nos principais assuntos:

6.1. Custos e receitas

Entender quais são os maiores gastos relacionados à frota e como reduzi-los é uma das habilidades que as empresas cobram dos gestores. Além disso, o profissional precisa ter conhecimento para planejar as ações de curto a longo prazo. Dessa forma, ele poderá dimensionar os custos que impactarão os ativos da empresa.

Para frotas de transportadoras, por exemplo, o gestor precisa saber o custo da viagem para prever a receita vinculada a cada deslocamento. Assim, ele terá dados para defender as ações e apresentar os resultados para a empresa.

Por outro lado, nas frotas internas (representantes, vendedores, assistência técnica etc.) é fundamental analisar o custo do quilômetro rodado. Para tanto, deve-se acompanhar os principais indicadores que impactam nos gastos.

6.2. Abastecimento

O abastecimento é um dos itens relacionados à frota que mais oneram as empresas. De acordo com uma pesquisa realizada pela Associação Brasileira de Engenharia de Produção (Abepro), entre os custos variáveis, esse gasto representa 34,44% do custo total. Assim, é preciso encontrar a forma que melhor se encaixe ao negócio. Entre elas, podemos citar:

• bomba interna;
• cartão de abastecimento;
• convênio com rede de postos.

Cada uma delas apresenta suas vantagens e desvantagens. No entanto, de nada adianta encontrar soluções econômicas se o gestor não souber quanto cada carro consegue percorrer por litro de combustível. Nesse sentido, fique atento ao correto gerenciamento do consumo dos veículos.

6.3. Pneus

Logo após o consumo de combustível, os pneus aparecem como o segundo maior vilão nos custos das frotas — 18,68%, de acordo a Abepro.

Uma dica aqui é evitar o controle macro — análise de gastos com combustíveis e manutenções gerais (que incluem os pneus). No lugar disso, faça o controle individual dos pneus em frotas pesadas.

Portanto, realize um controle detalhado que inclua:

• o tipo do pneu;
• a marca;
• os custos e períodos de troca;
• análise por motorista e veículo da frota.

Além disso, é importante gerenciar corretamente a manutenção dos pneus (calibragem, alinhamento, rodízio, balanceamento etc.). Um check list digital pode ser um grande aliado para realizar todos os serviços no tempo certo e ter uma visão completa dos pneus (e outros componentes) da sua frota.

6.4. Disponibilidade

Veículos parados ou em manutenção exigem que outros o substituam para cumprir a sua função. Do contrário, as entregas podem ocorrer fora do prazo e comprometer todo o planejamento da empresa.

Assim, o índice de disponibilidade impacta diretamente na necessidade de carros reserva na frota: quanto maior esse número, mais carros reservas serão necessários. Portanto, o gestor precisa manter o índice sempre baixo para reduzir a demanda de novos veículos para reposição.

Além disso, é papel do gestor identificar quais carros rodam acima da média e quais passam mais tempo parados. Com essa análise, você poderá distribuir as atividades entre os veículos uniformemente.

6.5. Documentação

Gerir toda a documentação da frota também é uma responsabilidade do gestor — mesmo quando a documentação é relativa ao condutor. Imagine um carro parado porque o motorista esqueceu de renovar a CNH. Essa situação é grave para grandes frotas e pior ainda para as menores, que contam com poucos motoristas.

Portanto, o gestor deve ter um controle de todos os prazos e pagamentos relativos à documentação. A seguir, veja alguns — dos muitos — documentos que o gestor precisa acompanhar:

• IPVA;
• DPVAT;
• taxa de licenciamento;
• seguro;
• documentos do condutor (CNH, pontuação etc.);
• licenças específicas para a atividade.

Além dos prejuízos causados por veículos parados, o condutor que se arrisca a circular com qualquer um desses documentos vencidos pode ter o veículo apreendido. Para evitar problemas maiores, é preciso padronizar o processo de acompanhamento de toda a documentação e ser disciplinado no cumprimento dos prazos.

6.6. Multas e segurança no trânsito

Outro aspecto que envolve a documentação está relacionado às multas. Se o condutor não recebe treinamentos de segurança no trânsito ou não é informado das multas recebidas, de fato, ele não poderá mudar a sua postura e evitar prejuízos para a empresa. Por isso, é importante oferecer palestras na sua empresa e estimular os condutores a participarem de cursos de segurança no transito e reciclagem por CFC, além de notificar o responsável por cada infração.

Se você já toma essas atitudes na gestão de frotas e, mesmo assim, os condutores continuam cometendo infrações, a dica aqui é cobrar que eles arquem com as dívidas. Do contrário, seus colaboradores dificilmente criarão uma educação no trânsito que reflita em economias para a empresa.

6.7. Processos

Todos os processos precisam ser integrados e padronizados para garantir que tudo ocorra dentro de uma rotina que otimiza a gestão de frotas. Além disso, as demandas devem ser documentadas para o gestor entender o custo por quilômetro rodado e investigar quais atividades geram lucros ou prejuízos para a empresa.

Assim, formalize todos os itens que impactam na gestão de frotas. Essa prática, além de garantir os benefícios que falamos anteriormente, ainda dará tranquilidade na sua ausência — como nas férias ou licenças médicas — para que outras pessoas consigam dar continuidade ao serviço.

6.8. Estratégia

Se a gestão de frotas não está alinhada à gestão estratégica da empresa, todo o planejamento pode ser comprometido.

O time comercial que realiza uma venda, por exemplo, mas a entrega não ocorre por indisponibilidade de veículos, terá a negociação comprometida — podendo, inclusive, ser cancelada ou manchar a reputação da empresa. Para que isso não aconteça, mantenha todos os times em sintonia.

7. Como entregar resultados para a empresa?

Agora é chegada a hora de falarmos sobre o que mais importa para a empresa: resultados! E para alcançar os objetivos, é preciso reduzir custos, otimizar os processos e trazer um lucro cada vez maior na gestão de frotas. Dito isso, veja alguns pontos que precisam ser observados:

7.1. Reduza custo com combustível

Como vimos anteriormente, os custos com combustíveis estão entre os mais onerosos para a frota. A seguir, veja algumas dicas para reduzir essa despesa:

• oriente seus colaboradores: diversos vícios dos motoristas podem resultar em maior consumo de combustível — desligar o motor em congestionamentos, freadas bruscas, ar condicionado ligado sem necessidade etc. Instrua seus colaboradores para evitar esse tipo de prática e apresente soluções eficazes para reduzir o consumo de combustíveis;
• não leve excesso de peso: ficar atento ao peso transportado e não tentar preencher espaços vazios no veículo com excesso de carga podem ajudar a reduzir o consumo de combustíveis. Tenha em mente que, embora pareça econômico transitar com o veículo lotado, essa prática aumenta drasticamente o consumo de combustível da frota — além de colocar em risco os componentes mecânicos e a segurança do motorista;
• negocie o preço do combustível: já falamos anteriormente sobre as formas de abastecimento que a sua empresa pode adotar (bomba interna, cartão de abastecimento ou convênio com redes de postos). Mas cabe ressaltar que a negociação por melhores preços deve partir do gestor da frota. Portanto, estude os preços praticados e busque os melhores para a empresa;
• otimize as rotas: a falta de planejamento sobre as melhores rotas reflete em mais custos com abastecimento. Assim, é importante ter mapas atualizados e alinhar com a sua equipe os melhores roteiros para reduzir a distância percorrida.

7.2. Faça a manutenção no momento certo

Problemas inesperados nos veículos resultam em muito gasto de dinheiro e tempo. Da mesma forma, adiar a manutenção ou deixar que o pior aconteça para reparar as falhas não é a melhor das opções.

Para reduzir esses custos, a implantação de uma ferramenta de gestão de frotas pode ajudar a fazer manutenções preditivas — apoiadas em dados — para ter um acompanhamento completo do estado dos componentes de cada veículo.

Um check list digital, por exemplo, permite que você realize diversas ações para otimizar o trabalho. Entre elas, podemos destacar:

• preenchimento dos dados com apenas alguns toques;
• registro de imagens para comprovar avarias e riscos;
• comentários e observações sobre cada veículo;
• dashboard completo para acompanhamento das métricas;
• economia de tempo com deslocamentos — o que representa menos veículos parados;
• ganho de produtividade — ao reduzir as manutenções corretivas e o preenchimento manual do check list.

Assim, podemos dizer que o check list digital representa o controle completo da frota, na palma da sua mão.

7.3. Economize com deslocamento

Alguns serviços precisam ser realizados de tempo em tempo nos veículos. O grande problema aqui é ter a frota ociosa por um longo período para realizá-los. A boa notícia é que alguns deles podem ser feitos na sua própria empresa — sem precisar tirar os veículos do pátio. A seguir, veja alguns que você pode solicitar in-company:

• troca de baterias: em uma frota grande, a troca de baterias é uma demanda frequente. Acionar esse serviço na sua empresa pode representar uma redução na ociosidade dos veículos. Outro ponto importante aqui é optar por uma marca que ofereça maior prazo de garantia e assistência para panes elétricas;
• troca de óleo: negligenciar a troca de óleo pode ocasionar problemas graves no motor dos carros — o que resulta em prejuízos de tempo e dinheiro. Portanto, faça a troca sempre dentro do prazo. Para evitar deslocamentos, esse é outro serviço que você pode solicitar in-company. No entanto, verifique a forma que a troca é realizada: o sistema de escoamento convencional e a troca do filtro precisam constar no serviço para evitar que impurezas contaminem o óleo novo.

Aqui, vimos algumas atividades que você pode solicitar na sua empresa. Mas isso não é tudo, no próximo tópico, abordaremos outros serviços de conservação para a frota que você pode solicitar sem precisar tirar os veículos do pátio.

7.4. Gerencie o aspecto dos carros

Muitas vezes, o gestor foca os seus esforços em evitar problemas com os componentes mecânicos e multas dos veículos. Contudo, acaba se esquecendo de administrar o aspecto interno e externo do carro — que são tão importantes quanto esses itens.

Tenha em mente que os carros da empresa representam a sua imagem na rua. Se eles estão limpos e bem cuidados, o cliente terá uma boa impressão do negócio. Do contrário, pode comprometer toda a sua credibilidade. A seguir, veja alguns pontos que você precisa observar — e solicitar que sejam realizados na sua própria empresa:

• limpeza externa: manter os carros sempre limpos pode ajudar a reduzir manutenções e passar uma boa imagem do negócio — frota sustentável! A dica aqui é investir em lavagem a seco, que evita o desperdício de água e apresenta melhores resultados que a lavagem tradicional;
• polimento: uma forma prática de remover manchas e riscos da lataria sem danificar a pintura. Mas atenção: sempre procure profissionais qualificados para realizar esse serviço;
• higienização interna: se o seu colaborador passa uma boa parte do dia dentro do veículo, nada mais justo que oferecer um ambiente mais confortável e higiênico para ele. Além disso, os carros podem ser usados para transportar clientes, produtos ou alimentos. Portanto, em qualquer um desses casos a higienização interna é fundamental;
• reparo no para-brisa: pequenas trincas podem evoluir e comprometer a visão do motorista. Por isso, é importante repará-las o quanto antes. Existem soluções no mercado que permitem o reparo sem precisar trocar o para-brisa — o que economiza dinheiro e evita acidentes;
• martelinho de ouro: veículos de frotas estão sempre expostos a pequenos acidentes que causam amassados na lataria. No entanto, se o vinco não for muito profundo e nem comprometer a pintura, um martelinho de ouro pode ser mais econômico e simples que um processo de reparação tradicional. Assim, não deixe a sua frota circular com amassados desnecessários;
• enceramento: por fim, o enceramento ajuda a proteger a pintura e valoriza a sua marca. Além disso, ele fornece uma camada extra de proteção e aumenta a durabilidade de lavagem a seco em até 3x. A dica aqui é optar por serviços manuais que impossibilitam danos na pintura — realizados por profissionais qualificados.

Siga essas dicas e faça com que os seus clientes, parceiros e colaboradores tenham uma visão mais significativa do seu negócio. Além disso, opte por realiza-los no local mais conveniente para a sua empresa — reduzindo assim os deslocamentos e ociosidade da frota.

7.5. Economize pneus

Trafegar com os pneus em más condições pode aumentar o desgaste das peças e o consumo de combustíveis. A seguir, veja algumas dicas importantes para evitar custos desnecessários:

• faça a calibragem dos pneus: pneus que trafegam com a calibragem incorreta têm maior contato com o asfalto — que ocasiona deformidades e reduz a sua vida útil. Além disso, essa prática aumenta o consumo de combustível e pode comprometer os gastos gerais com a frota. Para evitar esses problemas, verifique a pressão correta dos pneus e faça calibragens sempre que necessário;
• faça o alinhamento e balanceamento dos pneus: da mesma forma que a calibragem, o alinhamento e o balanceamento também impactam na durabilidade dos pneus e no consumo de combustível. Portanto, não se descuide desses procedimentos na sua frota;
• tenha um controle rígido: calcule todos os custos que a sua empresa tem com a gestão dos pneus e pondere quais podem ser reduzidos;
• ofereça treinamento aos colaboradores: os fatores relacionados à gestão dos pneus abordam aspectos externos (manutenção e cuidados) e internos (forma de utilização dos funcionários). Para o segundo caso, é importante instruir os colaboradores sobre a correta calibragem, condições da via, formas corretas de frenagem e outros aspectos que influenciem sobre o controle dos custos;
• avalie a reforma dos pneus: a reforma dos pneus deve ser considerada em muitos casos. De fato, isso adia custos elevados da troca e prolonga a vida útil dos pneus. A médio prazo, isso pode representar uma grande economia na empresa — desde que o serviço seja feito com qualidade, para não comprometer a integridade do motorista e os carros da frota;

7.6. Use um check list eficiente na gestão de frotas

Por fim, a implantação de um check list digital eficiente é muito importante para o gestor de frota conseguir fazer uma análise holística dos componentes dos veículos e da frota — entrada e devolução de veículos, manutenções, situações de emergência, abastecimento, documentos etc.

No entanto, é importante frisarmos que de nada adianta o melhor sistema de check list digital e tecnologias avançadas se o gestor não estiver preparado para analisa-las e opera-las.  E você, está preparado?

8. Qual é o próximo passo para o gestor de frota?

A transição de gestor de frota para gestor de mobilidade é uma tendência natural. Ou seja, representa a evolução do profissional que se torna mais qualificado e alinhado às tendências e inovações do mercado.

Esse gestor de mobilidade, sem dúvidas, sabe utilizar novas ferramentas e metodologias para reduzir os custos e trazer praticidade no deslocamento de pessoas e cargas. Além disso, o futuro da frota é multimodal. Logo, um colaborador pode realizar o trajeto de forma mais econômica ao agregar diversos meios de locomoção — veículos alugados, aplicativos de transportes e caronas nas estradas e tantas outras formas.

Tenha em mente que o importante no mundo atual não é possuir veículos, mas sim transportar pessoas e produtos do ponto A (origem) ao ponto B (destino). Em um paralelo, podemos comparar isso à necessidade que as pessoas tinham no passado de adquirir todo o CD de um artista para consumir a única música que gostavam. De fato, isso não faz mais sentido.

Da mesma forma, comprar um carro inteiro para utilizar apenas em curtos trajetos e depois deixa-lo ocioso no pátio — gerando custos — seria algo bem parecido. Portanto, essa prática tende a ser abolida nas empresas em muito pouco tempo. E será o papel do gestor de frota (mobilidade!) estar preparado para realizar essa transição de forma natural na empresa.

Como vimos, as empresas ainda precisam de um gestor de frota para administrar os seus veículos. Contudo, a evolução bate à porta e traz diversas inovações para a profissão. Crie uma nova cultura no seu negócio e pense em formas mais práticas para alcançar os objetivos!

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