Mobilidade corporativa: o que é e quais as vantagens para a empresa

A mobilidade corporativa tem crescido no vocabulário corporativo, bem como a sua aplicação prática no dia a dia das empresas. Isso porque esse novo estilo de trabalhar tem agregado uma série de benefícios aos gestores, às suas equipes e ao público-alvo de empreendimentos de todos os portes e segmentos de atuação.

Entre eles, o aumento de produtividade e a sempre bem-vinda redução de custos na empresa — qualidades que ajudam a aumentar o faturamento exponencialmente. Mas, como todo novo conceito que ganha apelo popular no mercado, muitos empreendedores ainda não compreendem como a mobilidade corporativa é implementada e, tampouco, o seu impacto.

E é por meio desse artigo que vamos explorar toda a ideia por trás da mobilidade corporativa. Assim, as suas vantagens e possibilidades de uso serão esclarecidas para que você possa identificar a relevância no uso de tecnologias para tornar a rotina de trabalho mais ágil, prática, facilitadora e alinhada às novas tendências do mercado. Acompanhe!

O que é mobilidade corporativa

Você já deve ter percebido que o uso de tecnologia na gestão de frotas torna o seu negócio mais dinâmico, imune a erros e fácil de gerir, não é mesmo? Afinal, se já existe essa transição dos processos analógicos para o digital, é seguro dizer que a sua empresa está adentrando no amplo universo da mobilidade corporativa.

Só que não podemos nos ater apenas a essa transição que já vem tomando corpo e volume há mais de 20 anos. A mobilidade corporativa é um passo adiante para a evolução do uso de tecnologias em empresas, e o uso de dispositivos móveis está à frente de todo o processo.

Um estudo da Gartner destaca que mais de 50% dos usuários vão trafegar online por meio de seus smartphones ou tablets ainda em 2018. Isso por si só já evidencia a relevância dos dispositivos móveis em nosso dia a dia — seja para uso pessoal ou profissional.

Além disso, essa migração mostra o quanto estamos nos aproximando de uma nova era, em que podemos resolver praticamente tudo com dispositivos que cabem na palma da mão. E o melhor: de qualquer lugar, a qualquer hora.

Em grande parte, é disso que se trata a mobilidade corporativa: a tecnologia do futuro aplicada em nosso dia a dia no presente, algo que já percebemos em ampla escala nos mais variados setores produtivos. É o caso dos espaços de coworking, por exemplo, que facilitam o ingresso de novas empresas no mercado, sem a necessidade de um espaço físico próprio.

Elas são móveis e, muitas vezes, compostas por softwares do grande volume de soluções em cloud computing. Assim, os gestores abrem mão da necessidade de ter uma infraestrutura enorme para compor a sua equipe. As pessoas podem trabalhar de qualquer lugar, estando acessíveis e disponíveis a qualquer momento, bastando uma conexão com a internet.

Não por acaso, a mobilidade corporativa tem reforçado o valor de uma empresa sustentável, que consome menos os recursos naturais sem perder sua produtividade e lucratividade.

Os principais pilares da mobilidade corporativa

Para entender se o seu controle de frotas de veículos está muito ou pouco alinhado ao conceito de mobilidade corporativa, veja conosco quais são os pilares estruturais desse novo conceito que tem tornado as empresas mais flexíveis, digitais e versáteis.

Afinal de contas, de nada adianta o uso desenfreado de novas tecnologias se elas não são integradas e, principalmente, se fragilizam toda a segurança de suas informações. Por isso, toda estrutura de mobilidade corporativa começa com uma fundação sólida, que proteja todos os acessos, bem como o armazenamento e a transmissão de dados corporativos. Esses pilares são:

Atenção ao usuário

Internamente, a sua empresa não deve ter “usuários”, mas identidades. Isso significa que é importante controlar o acesso e os privilégios de uso de cada indivíduo. Assim, qualquer acesso, edição ou envio e recebimento de dados permanece registrado e identificado.

Em uma época tão dinâmica quanto a que vivemos atualmente, esse controle preciso permite que a segurança de suas informações seja privilegiada, mantendo a transparência na relação com os seus colaboradores.

Proteção de dados

Independentemente do seu segmento de atuação, os dados de uma empresa são sigilosos e devem ser invioláveis. Para tanto, seja por meio do uso de dispositivos próprios, seja por meio de soluções de cloud computing, a mobilidade corporativa deve ser padronizada.

Isso significa dispor de tecnologias que reforcem a segurança desses dados que transitam digitalmente em um volume e velocidade impressionantes. Por exemplo: um controle de manutenção de veículos digital deve ser acessado por quem tem contato — direto ou indireto — com esse setor. Para tanto, deve-se contar com uma solução móvel para isso, e que reforce a proteção das informações ao serem consultadas ou editadas de um dispositivo móvel.

Gerenciamento de dispositivos

Como um complemento ao tópico anterior, o gerenciamento de dispositivos é um desafio essencial, pois ele fundamenta as políticas apropriadas de segurança. Uma vez definida, a padronização deve se estender para todos os tipos de dispositivos utilizados.

Proteção contra ameaças

Por fim, a atenção especial às ameaças externas é um pilar estrutural determinante para a aplicação da mobilidade corporativa. Isso porque, como mencionamos, as pessoas acessam e compartilham dados não apenas por meio de seus computadores, mas também por meio de notebooks, tablets e smartphones.

Exatamente por conta dessa variedade de dispositivos que nos conectam, integram e emitem informações, a proteção de dados deve ser multifacetada também. Isso significa encontrar soluções que protejam contra:

• ataques externos;
• aplicativos de procedência duvidosa e falsos;
• navegação online desprotegida;
• roubo de dados;
• uso excessivo e inapropriado da bateria desses dispositivos.

Agora que vimos o que consolida a mobilidade corporativa atualmente, que tal descobrirmos como esses pilares, juntos, posicionam a sua empresa de maneira destacada e até mesmo diferenciada de sua concorrência?

A importância da mobilidade corporativa para o seu negócio

A importância da mobilidade corporativa é tão versátil quanto as possibilidades de uso do seu conceito. Claro que, como em qualquer outro processo de implementação — digital ou analógico — a decisão deve vir acompanhada de boa dose de planejamento.

É igual ao modelo de carsharing, por exemplo: você só colhe os benefícios dessa prática se tiver tudo devidamente colocado em papel. Por isso, faça um mapeamento de todos os processos da empresa, identifique gargalos produtivos e exponha as fragilidades e diferenciais de sua marca para iniciar essa transição. Lembre-se apenas de seguir uma jornada lógica para esse planejamento, como:

• avaliação de necessidades;
• mapeamento de todos os setores impactados por essa mudança;
• definição dos objetivos e metas com a chegada da mobilidade corporativa;
• a comunicação dos novos processos para os colaboradores de sua frota;
• o treinamento e capacitação de todos os envolvidos;
• a implementação das soluções que serão utilizadas;
• análise de resultados;
• tempo para ajustes e melhorias.

Em seguida, com o planejamento em mãos, é hora de avaliar como a mobilidade corporativa pode modificar a maneira de se relacionar — interna e externamente — com o seu mercado.

Por meio de dados na nuvem, por exemplo, é possível tornar os processos mais ágeis e as informações mais integradas. Imagine o quanto a sua equipe pode se beneficiar de dados atualizados em tempo real de sua planilha de controle de veículos? Especialmente, se são times que não estão próximos entre si.

Ou quem sabe aproveitar-se de uma tecnologia para a realização de reuniões, conferências e treinamentos ou capacitações por meio de soluções digitais. Assim, quem ministrar esse conteúdo pode estar em qualquer lugar, da mesma maneira que os seus colaboradores poderão acompanhar o evento de onde estiverem.

A transformação de uma empresa — independentemente do seu tamanho — em uma solução móvel e compacta é facilitada por meio da mobilidade corporativa. Já destacamos os espaços de coworking, mas o home office é uma solução similar que pode surgir a partir da implementação desse conceito em sua empresa.

Basta — como já apontado — dispor de uma padronização de dispositivos e medidas de segurança para cada um deles. Assim, os seus colaboradores podem render melhor de onde estiverem. Sem dúvidas, é algo de grande valia para quem conta com tantos profissionais longe da empresa por longos períodos, como a sua equipe de motoristas. Esse é um importante passo para dispor de uma frota sustentável, por exemplo.

As vantagens de implementar uma estratégia de mobilidade corporativa

Agora que já exploramos o conceito e a relevância da mobilidade corporativa para as empresas, vamos entender as vantagens palpáveis em implementá-la?

Redução de custos

É evidente que uma empresa móvel, digital e compactada pelo uso de soluções integradas obtém a redução de custos como benefício imediato.

É só considerar o já utilizado exemplo do coworking. Uma infraestrutura menor e sem a necessidade de adquirir tantos equipamentos já se mostra um investimento mais otimizado. Mas, no dia a dia, isso também é percebido na utilização de menos recursos e gastos menores também com contas (fixas e variáveis).

Otimização do tempo

Em um primeiro momento, a mudança de um modelo tradicional de trabalho para a flexibilidade e liberdade da mobilidade corporativa pode confundir. Como resultado, há quem pense que a produtividade e a concentração dos colaboradores se perdem nesse processo.

Só que isso não condiz com a realidade, pois a transição facilita o acompanhamento evolutivo das tarefas, promove um gerenciamento mais eficaz das atividades e traz uma visão global do processo como um todo. Assim, cria-se um senso de responsabilidade maior para o colaborador.

Melhoria na comunicação

Acima, apontamos a visão macro que os colaboradores adquirem a respeito de suas respectivas atividades. Soma-se a isso a facilidade com a qual as ferramentas de comunicação digitais — como chats ou mesmo as redes sociais — permitem uma integração mais dinâmica e efetiva. Sem falar que as distâncias inexistem com a mobilidade corporativa, já que reuniões e todo tipo de comunicação podem ser facilmente realizados com recursos digitais.

Aumento da produtividade

Automatização de processos, integração de dados, análises e mensuração de resultados em tempo real, entre outras possibilidades: isso tudo é consequência direta do uso estratégico de tecnologias. Assim, é inegável que podem ser qualidades palpáveis ao investir em mobilidade corporativa para a sua empresa.

Pense na unificação de fornecedores, por exemplo: um conceito que pode ser explorado em empresas que trabalham com frotas em diferentes partes do país. A tecnologia dinamiza os processos, faz com que eles sejam os mesmos e a produtividade seja naturalmente elevada.

Como começar a implementar a mobilidade corporativa na empresa

Viu como existem diversas vantagens que podem agregar mais valor à sua marca? Dessa maneira, se a mobilidade corporativa já seduziu você, que tal entendermos como iniciar o processo de migração de tecnologias e processos para implementá-la?

Alinhe as mudanças com todos os envolvidos

Nada de surpresas para a sua equipe! Quanto mais transparente e direta for a comunicação, mais fácil os novos processos serão implantados. Sem falar que o uso de novas tecnologias já faz parte da vida de muitas pessoas, e os dispositivos móveis têm parte significativa nessa mudança de comportamento.

Assim, reúna a sua equipe, aponte quais serão as mudanças, o quanto a empresa e eles vão se beneficiar individualmente dessa transição, e explique como será feito o processo.

Apresente os novos recursos à sua equipe

Além de explicar o percurso das mudanças, é fundamental apresentar os novos recursos aos envolvidos. Faça demonstrações práticas e comparativas: isso é fundamental para que todos absorvam bem as novidades e se sintam estimulados a utilizar esses novos processos.

Vamos a um exemplo prático? Com um checklist digital para frotas, a sua empresa pode se tornar mais produtiva, eficaz e otimizada. Porém, apenas dizer quais serão as mudanças pode não ser o suficiente para engajar as equipes envolvidas com as novas soluções. Agora, se vocês apresentam a funcionalidade e comprovam que o trabalho será mais rápido e produtivo, a sua empresa vai se unir em prol da rápida implementação da novidade.

Adote medidas de monitoramento e controle

Toda a liberdade e flexibilidade devem ser monitoradas pela sua empresa. Afinal de contas, o uso de tecnologias móveis em uma empresa também pode se configurar em abusos da parte de seus profissionais.

Caso emblemático disso são as redes sociais. No entanto, as empresas podem encontrar quais são esses gargalos produtivos — antes, durante e após investir em mobilidade corporativa — e mitigá-los antes que se transformem em problemas.

Por exemplo: bloqueios de acesso para os sites que você considera inapropriados para o ambiente de trabalho. De qualquer forma, vale o franco diálogo para sentir como os colaboradores estão reagindo ao uso dos dispositivos móveis para lidar com as suas tarefas cotidianas antes de coibir o uso de tecnologias associadas a eles.

Avalie a melhor distribuição de equipamentos

Existem empresas que adotam o discurso de que o colaborador pode usar os seus próprios dispositivos móveis. Outras, por sua vez, padronizam o processo e investem em novos equipamentos, que ficarão sob a responsabilidade de cada profissional.

Por isso, antes de investir de maneira pesada na aquisição de novos dispositivos — como tablets e smartphones —, entenda quais são os recursos dos quais a sua empresa realmente necessita para que os profissionais trabalhem da maneira mais adequada possível.

Assim, você evita um investimento maior do que o necessário, padroniza as tecnologias — o que permite um controle mais eficaz, já que os aparelhos terão os mesmos sistemas operacionais — e facilita a implementação do projeto. Vale repetir o que já dissemos ao longo deste artigo: o planejamento é a palavra-chave para o sucesso de sua empreitada.

Proteja a sua empresa

Esta dica também já foi mencionada, mas vale repeti-la: caso os dispositivos móveis façam parte da vida dos colaboradores dentro e fora da empresa, você deve investir em segurança. Comece com um bom antivírus e trabalhe com backups periódicos de todos os dados gerados e transmitidos — imagine se, por algum problema, os dados de um checklist de veículos digital somem? O backup permite essa segurança a mais.

Vale pensar também em outras soluções de segurança que possam se alinhar diretamente à sua demanda, objetivos e necessidades. Por isso, atenção às novas tendências do mercado, pois elas podem complementar toda a qualidade na implementação de mobilidade corporativa em sua empresa.

Quando implementar a mobilidade corporativa na empresa

Nós sabemos que, em curto prazo, o projeto pode ser inviável, já que demanda muito planejamento. No entanto, repare que as tecnologias móveis já estão muito inseridas em nossa rotina e estamos falando de um caminho sem volta.

Por isso, é impreciso dizer quando implementar a mobilidade corporativa, mas achamos seguro dizer: o quanto antes. Afinal de contas, quanto mais efetiva for a sua estratégia, mais qualidades você vai colher na rotina e criar um diferencial competitivo de ponta para o seu negócio.

Em que áreas a mobilidade corporativa pode ser aplicada

Quando aplicado, esse conceito promove aquilo que as empresas mais buscam hoje em dia para se diferenciarem em seus ramos de atuação: inovação. A melhor parte é que a mobilidade corporativa pode ser aplicada em qualquer setor de uma empresa.

No caso de sua gestão de frotas, a adoção de soluções móveis permite a otimização do trabalho em diferentes frentes, etapas e departamentos. O setor de vendas, por exemplo, pode atuar de qualquer lugar do país, sempre em comunicação com a empresa e com os dados transmitidos e atualizados em tempo real.

O mesmo funciona para os motoristas. Com soluções instaladas em smartphones e tablets, eles conseguem otimizar o trânsito de suas entregas, rever detalhes do trabalho em questão e estar em contínuo monitoramento da empresa, entre outras possibilidades. Isso também vale para outros setores e necessidades cotidianas, como:

• gestores de equipes de campo;
• acompanhamento da logística da empresa;
• estoque
• ordens de serviço;
• financeiro;
• Recursos Humanos.

Trata-se, portanto, de uma etapa evolutiva na condução e gestão de uma empresa. A mobilidade corporativa pode ser aplicada a qualquer momento, de qualquer lugar, e para todos os departamentos de empresa!

Os desafios da mobilidade corporativa

Claro que toda transformação demanda tempo, cuidados, disciplina e paciência. E a mobilidade corporativa não é exceção — especialmente, por ser um formato tão diferente da maneira tradicional de trabalhar.

Além disso, vale acrescentar que as soluções digitais não estão imunes a ataques externos, como já mencionado. A migração para o ambiente online é uma via de duas mãos, da mesma maneira que empreendedores se beneficiam disso, criminosos também inovam em suas atividades ilegais. Vale observar, portanto, quais são os principais desafios que a sua empresa pode enfrentar ao implementar a mobilidade corporativa:

• resistência natural às mudanças, por parte de seus colaboradores;
• ataques externos motivados pelo uso de aplicativos maliciosos;
• perda ou extravio de dados decorrentes do roubo de um dispositivo móvel;
• vazamento de informações;
• falha na comunicação — talvez, por problemas na rede.

Contornar esses desafios, por sua vez, não é difícil. É um trabalho contínuo, sim, mas resume-se em analisar as principais tendências tecnológicas. Aqui, entra o uso de tecnologias de criptografia para se proteger de ataques externos, uma gestão de segurança digital e outras soluções tecnológicas.

O momento de investir em mobilidade corporativa

Ao longo deste artigo, explicamos que a mobilidade corporativa é uma evolução na interação online com novas tecnologias — mais especificamente, aquelas trabalhadas por meio do uso de dispositivos móveis, como smartphones e tablets.

Com isso, a gestão de negócios fica mais flexível, dinâmica, ágil e produtiva. Além disso, mostramos o quanto isso pode influenciar positivamente sua empresa, seja na economia de custos, até mesmo no monitoramento de sua frota.

Por fim, evidenciamos as vantagens da mobilidade corporativa, como aplicá-la em sua empresa e quais são os desafios já observados nessa transição. Nada, entretanto, que ofusque os ganhos em trabalhar de maneira mais otimizada com o uso de dispositivos móveis.

Esperamos que este conteúdo tenha sido de grande valia para você. E, caso queira dar um passo mais assertivo na direção de um projeto de mobilidade corporativa, acesse o nosso site e entre em contato conosco!