A gestão de documentos é uma demanda fundamental para as empresas que possuem frotas. Todo serviço recebido ou prestado gera contratos, e nem sempre é fácil gerir toda essa papelada.
A ineficiência nessa necessidade pode gerar problemas maiores, como a perda de documentos, o não cumprimento de questões contratuais e até mesmo a expiração de prazos importantes.
Dá para perceber que é fundamental a gestão de documentos adequada, não é mesmo? Continue a leitura e descubra detalhes importantes sobre como elaborar uma boa gestão de documentos!
Saiba quais documentos armazenar
Há muita documentação gerada durante as atividades de prestação de serviços e também ao fechar novos negócios. Todos esses papéis são bem importantes, portanto, precisam ser armazenados e geram volume.
Devido a isso, é fundamental saber quais papéis devem ser armazenados e por quanto tempo, diante da importância de cada um deles. Alguns são mais relevantes, mas outros nem tanto, independentemente disso, siga a seguinte regra: contratos de serviços devem ser armazenados até 5 anos após os seus respectivos términos.
Seja por necessidade de consultar alguma informação ou até mesmo por algum tipo de contestação judicial, ter esses documentos facilita muito esse processo de entender o que estava realmente tratado.
Organização cronológica
Ter que armazenar esses contratos pode ser um problema de espaço, então, o mais interessante é fazer uma gestão de documentos que deixem os mais recentes à vista, de fácil acesso.
Já os documentos mais antigos, aqueles que apenas estão guardado por precaução, é fundamental deixá-los menos acessíveis, somente para que os mais atuais estejam à frente, diante da organização proposta.
Digitalize todos os documentos
A gestão de documentos também se faz muito importante para que se saiba exatamente o que está disposto em cada um deles, e isso também engloba mecanismos e práticas que facilitem uma eventual consulta. Ter que manusear pilhas de papéis frequentemente é um trabalho desnecessário, na maioria das vezes, então, por que não digitalizar tudo?
Será muito mais recorrente a situação em que apenas informações precisam ser vistas nesse documento, o que pode facilmente ser checado na tela do computador. Com tudo digital isso fica mais fácil, sem precisar acessar arquivos e encontrar papéis.
O ideal é organizar no sistema da empresa em pastas, ou limitar esse acesso apenas aos colaboradores de departamentos correlatos, sempre fazendo uma divisão cronológica, preferencialmente por ano. Assim, o acesso é mais rápido e prático, podendo ser feito a qualquer momento e por qualquer um.
Armazene com cuidado
Os papéis sempre estarão ali, até o final desses 5 anos citados. Sendo assim, devido à fragilidade do material, é preciso armazenar com todo cuidado, preservando o conteúdo que é sempre de grande importância. Além disso, é fundamental que somente pessoal autorizado tenha acesso a essas informações.
O primeiro passo é cuidar da gestão de documentos em papel, procurando organizá-los em pastas que deixem tudo separado. Pode ser destinada uma sala para isso, se o fluxo for grande, caso contrário, um bom armário dá conta dessa necessidade sem maiores problemas.
É importante que esse local de armazenamento esteja em condições para receber esses documentos, oferecendo a preservação em relação a higiene e organização. Isso mantém a integridade de tudo e evita problemas de conservação dos papéis.
A necessidade de manter tudo organizado também é grande, fazendo um controle constante do que já pode ser descartado, abrindo espaço para novos volumes quando assim for possível. Além disso, o acesso às informações precisa ser facilitado, com documentos digitalizados para consulta, evitando que o original seja manuseado constantemente.
Modernize o controle desses documentos
Como saber o prazo de encerramento, renovação e outros detalhes importantes relacionados às cláusulas desses documentos? Não é fácil conseguir isso, tamanho o fluxo de contratos gerados pela frota. Ocasionalmente pode ser um problema não ter acesso a essas informações de maneira rápida e, além disso, fazer o controle dessas questões.
A gestão de documentos também engloba o controle do que está disposto neles, seja de obrigação da sua frota, seja de obrigação de prestadores de serviços ao seu negócio. A melhor maneira de conseguir eficiência nessa etapa é informatizando esse controle, por meio de sistemas que ajudem a gerir todos os documentos ativos da empresa.
Assim é possível saber exatamente sobre obrigações, além de conseguir ter uma gestão financeira muito mais positiva, já que muitos desses documentos têm interferência direta nessa questão. Será possível renegociar cláusulas, estar atento a possíveis renovações automáticas e evitar ao máximo a perda de clientes, sempre se mantendo próximo deles e atendendo suas demandas.
Gere menos papel ao emitir documentos
Muitas atividades da própria empresa também são responsáveis por emitir documentos de todos os tipos, e parte da gestão é também procurar diminuir esse fluxo. A forma mais fácil de conseguir isso é simplesmente extinguindo a impressão de contratos e outros tipos de arquivos que ficarão sob controle da empresa, mantendo o máximo possível digitalizado.
Assim, a empresa consegue ter uma redução considerável de papel emitido, conseguindo obter vantagens de diversos modos, como a redução de custo com impressões, tinta e outros gastos, além da menor necessidade de ter que conseguir espaços para armazenamento, facilitando a organização dos documentos impressos já existentes.
Pode ser que alguns documentos necessitem de cópias físicas, mas é interessante fazer isso somente quando não houver outra opção. Assim é muito mais fácil fazer uma gestão eficiente. Dentro desse modelo, vale apenas o esforço para manter a segurança desses arquivos, sempre com proteção a ciberataques e realizando procedimentos de backups constantes.
Fazer a gestão de documentos é uma demanda que está muito ligada à organização e a informatização desse processo. Usando esses recursos, será possível ganhar em eficiência, reduzir custos e ter maior controle de todas as obrigações da empresa.
Gostou de saber mais sobre a importância de uma boa gestão de documentos? Está mais seguro para realizar esse processo? Aproveite e confira quais são os cuidados imprescindíveis que os motoristas da sua frota devem ter durante as viagens!
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