A gestão de frotas de veículos é uma função bastante trabalhosa, tendo em vista a necessidade de atender aos clientes de forma eficaz e, além disso, se preocupar com a redução de custos na empresa. Uma forma de viabilizar esse tipo de situação é adotar a manutenção preventiva na política de frotas.
Essa atitude, a ser tomada pelo gestor de frotas, traz inúmeros benefícios tanto no aspecto financeiro, quanto na imagem que o consumidor final ou revendedor dos produtos transportados pelos veículos da frota passam a ter da transportadora.
Neste post você aprenderá o que é a manutenção preventiva e quais as transformações que ela pode provocar na empresa em amplo sentido. Continue a leitura do texto e fique por dentro do assunto!
O que é manutenção preventiva
Numa frota, cada veículo inoperante por falta de manutenção significa prejuízo para a empresa transportadora.
Felizmente, muitas falhas mecânicas no percurso são evitáveis se o gestor de frotas tiver um bom planejamento e se antecipar a problemas. É preciso implementar um programa de manutenção preventiva, que ajudará a encontrar e resolver problemas antes que qualquer veículo saia do estacionamento. Explicaremos melhor esse conceito nos tópicos a seguir.
Entendendo melhor a manutenção preventiva
A manutenção preventiva é uma espécie de exame de rotina realizado nos veículos da frota para garantir que estejam funcionando corretamente. Em outras palavras, significa cuidar de pequenos problemas antes que eles se tornem grandes ou até irrecuperáveis.
Os programas de manutenção preventiva são, normalmente, projetados para atender às necessidades específicas da empresa e podem incluir:
- inspeções e testes;
- medições e ajustes;
- reposição de peças ou reparos completos;
- limpeza;
- trocas de óleo.
Com um programa de manutenção preventiva confiável, os possíveis problemas são facilmente descobertos, corrigidos e documentados para evitar interrupções inesperadas e, consequentemente, perdas financeiras consideráveis para o negócio.
Diferença entre manutenção preventiva, preditiva e corretiva
Antes de aprofundarmos mais no assunto, vamos entender melhor cada conceito.
Manutenção preventiva
É a ação tomada para que sejam diminuídas as probabilidades de falhas, no nosso caso de algum veículo da frota, ou até mesmo alguma consequência desfavorável em algum serviço prestado pela empresa.
Esse tipo de intervenção é prevista para que ocorra antes da possibilidade de que qualquer inconveniente, ou seja, trata-se de uma série de inspeções e serviços sistemáticos, ações de conservação, consertos e regulagens com a intenção de que falhas sejam evitadas.
A manutenção preventiva é um programa realizado com base em períodos de tempo ou indicadores de funcionamento do veículo. Esse cronograma é constituído, normalmente, utilizando como fundamento as orientações fornecidas pelo fabricante.
Nessa modalidade de manutenção constam as atuações sistemáticas de manutenção, inspeções de peças e acessórios, aferição de mostradores, calibragens e lubrificações.
Na manutenção preventiva é necessário, muitas vezes, desmontar sistemas e/ou conjuntos inteiros de peças para que, aquelas que apresentarem desgaste prematuro ou falhas de projeto sejam substituídas. Deste ponto de vista, gastar com manutenção antes do problema acontecer, pode não parecer a melhor opção, mas unida a um bom planejamento, a manutenção preventiva evita gastos surpresa proporcionando economia a longo prazo.
Manutenção preditiva
A manutenção preditiva é um procedimento que une a precaução da manutenção preventiva com a objetividade da manutenção corretiva. Ela é feita com base em indicativos que predizem qual será o fim de sua vida útil, portanto, em quanto tempo será necessária a realização de uma manutenção corretiva em determinadas partes ou sistemas de um veículo.
Essa manutenção corretiva, se realizada de forma planejada, tem os seguintes objetivos:
- determinar com antecipação a intervenção reparatória em um veículo;
- acabar com a necessidade de que veículos sejam desmontados para serem inspecionados ou aferidos;
- permitir um maior aproveitamento das peças em relação à sua vida útil;
- eliminar os trabalhos emergenciais e seus possíveis erros;
- não permitir que os danos sofram aumentos ao longo do tempo;
- fazer com que os veículos se tornem mais confiáveis;
- se antecipar às interrupções nos processos da frota e contingenciar o trabalho dos mecânicos.
Todos os objetivos listados esclarecem a principal finalidade da manutenção preditiva: aumentar ou manter a capacidade produtiva da equipe e reduzir custos.
Cabe ressaltar que a manutenção preditiva requer a utilização de instrumentos específicos para a realização dos devidos diagnósticos de desgaste, como os que medem a atuação de fenômenos como temperatura, pressão ou comportamento irregular das peças.
Baseando-se no conhecimento preliminar de quem opera os instrumentos de diagnóstico, torna-se possível prever o momento aproximado de desgaste ou quebra de várias peças dos veículos.
Manutenção corretiva
Trata-se de um procedimento que se baseia em realizar reparos ou substituir peças que fizeram com que um veículo tivesse seu pleno funcionamento comprometido ou o levou a parar completamente, ou seja, é a manutenção realizada em veículos que apresentam alguma falha em seu funcionamento.
A manutenção corretiva normalmente é realizada sem qualquer tipo de planejamento e necessita ser feita em caráter de emergência.
Um dos principais problemas que envolvem a opção pela manutenção corretiva é a necessidade de deslocamento de pessoal em regime de hora extra, sob a pressão de ter de executar o trabalho com agilidade, correndo o risco de acidentes ou consequências ainda piores por um trabalho não realizado a contento.
Quando se trata da manutenção de carros e caminhões, algumas empresas escolhem um plano de manutenção corretiva em vez da manutenção preventiva. Com um plano corretivo (também chamado de estratégia de execução para falha), o gestor de frotas apenas espera até que um veículo esteja quebrado antes de ser reparado.
Muitas frotas podem lançar mão de um plano de manutenção corretiva com a mentalidade de que é mais barato do que a manutenção realizada das outras formas. Mas, esperar que colapsos no trajeto aconteçam pode resultar em situações de emergência para o motorista, perda de tempo de produção, custos de reboque e custos mais altos para peças e reparos.
A importância da manutenção preventiva na gestão de frotas da empresa
A manutenção preventiva é importante não apenas para integrar os processos relativos aos programas de qualidade de um gerenciamento de frota eficiente. Na verdade, existem diversos fatores que determinam a importância de ter um programa desse tipo em sua empresa.
Eficiência financeira
A introdução da manutenção preventiva na gestão de frotas permite uma administração mais eficiente do ponto de vista financeiro. Isso levando em consideração uma melhor previsibilidade dos gastos ao longo de um período relativamente extenso e melhorando o processo de tomada de ações no negócio, o que justifica a importância para a saúde financeira da transportadora.
Melhoria na disponibilidade de insumos
Em qualquer negócio que se preze, espaço físico significa dinheiro na mesma proporção em que bens sem utilidade significam prejuízo. A manutenção preventiva otimiza a aquisição e estocagem de peças e ferramentas, pois esse tipo de programa, além de se demonstrar eficiente em manter sempre os veículos funcionando da forma devida, faz com que a necessidade de compra de insumos seja perfeitamente programáveis, tornando mais fácil a disposição de tempo e dinheiro para essa finalidade.
Menor incidência de ocorrências graves
A presença de um programa de manutenção preventiva dos veículos da frota é importante também para afastar a possibilidade de acidentes graves envolvendo os carros ou caminhões da empresa.
Entenda que uma transportadora que simplesmente conta com a sorte e prefere as manutenções corretivas pode enfrentar, em algum momento, um tipo de problema sério envolvendo acidentes ocorridos em função da quebra ou desgaste de peças.
Tudo isso incide em prejuízos envolvendo problemas judiciais, grandes desembolsos em função da reparação dos veículos, além de inconvenientes permanentes no que diz respeito à imagem da empresa para o público.
Benefícios da manutenção preventiva para a frota
Independentemente de você manter uma frota grande ou pequena, é fundamental garantir que todos os veículos estejam funcionando com segurança e eficiência antes de saírem para as suas rotas de transportes e entregas. Com o planejamento e a preparação é menos provável que o seu equipamento falhe durante as operações diárias — o que significa maior economia no tempo e no dinheiro da produção.
Com um programa de manutenção preventiva, os principais benefícios a serem aproveitados na gestão da sua frota são:
- o aumento da confiabilidade nos veículos da frota, tendo em vista uma menor probabilidade de que eles tenham qualquer problema mecânico em suas rotas;
- uma economia considerável de tempo e dinheiro do fluxo de caixa da transportadora;
- a diminuição considerável do risco de ter de responder por algum problema envolvendo danos causados a terceiros em estradas e nas ruas;
- melhorias no relacionamento com os clientes, pois os prazos para entrega se tornarão mais previsíveis em função da frota trabalhar com veículos menos propensos a imprevistos.
Agendar a manutenção de rotina também pode permitir que sua empresa estabeleça práticas que ajudem os veículos a cumprir alguns padrões importantes de segurança e desempenho, como as políticas de emissões de gases na atmosfera.
Além disso, ter um programa de manutenção preventiva em sua frota afasta quase completamente os inconvenientes por multas envolvendo a má conservação dos veículos.
Embora a manutenção preventiva nunca consiga evitar totalmente as falhas mecânicas nos veículos, ela reduz bastante a chance de que isso ocorra, além de oferecer às empresas a capacidade de detectar problemas com antecedência, como já foi dito.
Como fazer o controle de manutenção preventiva dos veículos da empresa
A primeira coisa a se fazer antes de desenvolver um programa de manutenção preventiva para a sua frota é consultar o manual do proprietário de cada veículo da empresa, de forma a respeitar os intervalos de verificação recomendados pelo fabricante.
No entanto, cabe observar que os intervalos da manutenção preventiva dependerão também das condições de operação do veículo durante a rotina do dia a dia, podendo ser “normais” ou “severas”. A maioria das frotas opera sob o que é considerado trabalho severo, o que quer dizer:
- veículos constantemente utilizados para o trabalho de reboque de componentes ou carros pesados;
- deslocamento em marcha lenta e/ou baixa velocidade de condução (como a condução no centro da cidade, parando e andando com frequência e utilizando constantemente a primeira e a segunda marchas);
- veículos usados para trabalhos comerciais, como entregas, táxi, encomendas ou carros de patrulha;
- veículos utilizados por vários condutores, como fazem as empresas de ônibus;
- veículos que trabalham em condições chamadas off-road, ou seja, em estradas empoeiradas ou lamacentas.
Formas de definição de cronogramas
A manutenção preventiva pode ser programada manualmente ou usando um software de gerenciamento de frota (sistema automatizado de computador).
Sistemas manuais podem ser tediosos e demorados de gerenciar, especialmente para frotas maiores. Os sistemas informatizados são um método mais eficiente para reunir relatórios de todos os aspectos do gerenciamento de frotas. Os relatórios podem ser gerados com mais rapidez e precisão, permitindo que o gerente da frota tome decisões proativas mais assertivas.
Sistemas de software acessíveis podem ser comprados de empresas conceituadas e especializadas em gerenciamento de frotas. Quando se trata de hardware, a maioria das empresas têm um departamento de tecnologia da informação que pode fornecer o trabalho com os computadores apropriados ou um especialista em TI pode ser contratado.
Independentemente do método de definição de cronogramas escolhido, é importante adquirir um sistema que possa ser personalizado de acordo com os requisitos específicos da sua empresa.
Dependendo dos requisitos operacionais da frota, o sistema pode ainda permitir a criação de agendamentos personalizados, criar e rastrear ordens de serviço, controlar o consumo de combustível, registrar históricos de manutenção detalhados, registros de pneus, rastrear acidentes e reclamações, gerenciar estoque, monitorar mão de obra, faturamento e relatórios de estoque.
O que deve ser verificado na manutenção preventiva dos veículos
Um programa eficaz de manutenção preventiva deve incluir uma lista de tarefas a serem realizadas nos veículos, além dos itens de segurança a serem verificados.
Os serviços realizados com mais frequência em um programa de manutenção preventiva são:
- troca de óleo do motor e do filtro;
- substituição do fluído de transmissão;
- verificação de todo o sistema de combustível;
- verificação dos itens do sistema de refrigeração;
- desmontagem e montagem dos componentes do motor e da transmissão;
- verificação dos eixos da transmissão e de suas articulações derivadas;
- análise de correias e também das mangueiras;
- realização de ajustes necessários nos componentes do sistema elétrico;
- verificação completa do sistema de freios;
- análise do comportamento dos sistemas de direção e de suspensão;
- verificação de pneus, rodas e aros ou substituição conforme sua vida útil;
- verificação do sistema de escapamento;
- verificação da carenagem inferior e de sua estrutura;
- verificação do funcionamento de luzes exteriores e interiores;
- análise da carroceria, vidros e espelhos;
- verificação do sistema de limpador de para-brisas, buzina, cintos de segurança e estruturas do assento;
- busca por vazamentos de fluidos;
- verificação de funcionamento de sistemas auxiliares.
Essa lista de itens a serem verificados pode variar bastante, dependendo do tipo de veículo que você trabalha em sua frota e também das condições de trabalho submetidas a eles.
Quem realiza a manutenção preventiva?
A manutenção preventiva pode ser realizada por um técnico automotivo certificado internamente ou pode também ser terceirizada para um centro de serviços automotivos.
Caso a empresa tenha mecânicos próprios, ensine-os a importância de realizar um serviço de manutenção preventiva completo. Lembre-os também que atalhos nunca devem ser tomados. O técnico deve atender de forma proativa cada veículo, a fim de reduzir as avarias e as necessidades de reparos.
Se a sua gestão de frotas terceiriza a manutenção preventiva, procure um fornecedor local especializado em atender os frotistas. É uma boa ideia reunir-se com o gerente de serviços para discutir as seguintes questões envolvendo esse tipo de trabalho:
- expectativas;
- requisitos
- intervalos agendados.
Disponibilize ao fornecedor a lista de verificação do seu programa de manutenção preventiva. Isso é importante, pois a maioria das oficinas se concentra na reparação de falhas e não na manutenção preventiva. Comunique suas expectativas com o máximo de exatidão.
É importante saber que rastrear e comparar a manutenção programada e não programada fornece um relatório detalhado sobre o sucesso da implantação do seu programa.
Problemas causados pela falta de manutenção preventiva
Como você pode perceber, introduzir no controle de veículos da empresa o programa de manutenção preventiva é algo que pode provocar uma série de benefícios para o negócio como um todo. Mas, e se eu tenho uma frota e decidir optar pela manutenção corretiva, que parece ser algo mais prático e até mais barato?
A manutenção corretiva, no fim das contas, pode se apresentar como um barato que sai bem caro. Como esse tipo de ação se baseia apenas no reparo e substituição de peças que apresentaram avarias por algum motivo, isso pode gerar gastos não previstos no orçamento do negócio.
Porém, os prejuízos financeiros pela ausência da manutenção preventiva podem ser ainda maiores caso o problema apresentado tenha como consequência algum incidente.
São exemplos os atrasos na entrega, acidentes com os profissionais da sua empresa e até mesmo com terceiros nas ruas e estradas, além da possibilidade de ter um veículo de sua frota parado por um longo tempo em função da ausência de peças ou profissionais disponíveis para realizar os reparos, o que não é nada bom para quem atua no mercado de transportes, não é mesmo?
Ferramentas para auxiliar no controle de manutenção da frota
Até aqui falamos de listas, itens a serem verificados e mais uma série de questões que envolvem a organização de uma manutenção preventiva. Mas, saiba que existem meios de tornar o serviço ainda mais fácil, que são as planilhas e checklists preparados exclusivamente para esse tipo de trabalho.
Checklist digital para frotas
Essa ferramenta de preenchimento constante pode ser utilizada por todas as partes interessadas, o que inclui desde o motorista até o gestor da frota e tem uma gama bem completa de relatórios que poderão ser utilizados para compor o seu plano de manutenção preventiva.
Por exemplo, informações importantes, como a data de troca de óleo e filtros podem ser encontradas em um dos relatórios do checklist digital para frotas, além de diversos outros dados que farão com que a implantação e o acompanhamento dos serviços de manutenção em seus veículos se torne bem mais simples de serem realizados.
Planilha de controle de frota
A planilha de controle de frota é uma ferramenta também bastante útil para a composição da manutenção preventiva, tendo em vista que facilita consideravelmente a visualização das condições gerais dos veículos, as anotações que a compõem por meio de atualizações constantes de suas linhas e colunas.
Ela ainda conta com o benefício de poder ser utilizada com o checklist digital para que os relatórios sejam emitidos com ainda mais riqueza e detalhes de informações.
Dicas para melhorar a gestão de manutenção da frota
Melhorar a frota e, consequentemente, a confiabilidade dos veículos utilizados no dia a dia de trabalho é algo que não se restringe apenas a buscar nas montadoras e concessionárias os carros de frota a venda, que normalmente tem um bom desconto para empresas, para renovar o estoque.
De uma forma mais econômica, é possível ter veículos sempre adequados ao devido funcionamento por meio de uma gestão de manutenção bem-feita.
Uma gestão de manutenção correta passa por uma mudança de cultura na empresa, buscando envolver a todos nos processos de preenchimento das planilhas e listas de conferência e, principalmente, realizando uma análise minuciosa de todos os dados disponíveis para que as melhores decisões sejam tomadas.
Para que tudo isso seja realizado com o mínimo de erros, não dispense a tecnologia das planilhas e checklists digitais. Isso pode fazer toda a diferença em sua manutenção preventiva. Não deixe que falhas de preenchimento comprometam a segurança e a saúde financeira de sua frota.
E para que você fique ainda mais por dentro do assunto, não deixe de ler o post “Sabe qual tipo de check list digital para frotas você precisa?”
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