Uma planilha de controle de frota pode ser exatamente o que você precisa para melhorar esse setor da empresa. De simples utilização, a ferramenta entrega informações para melhorar o rendimento da sua gestão de frotas.
É um excelente complemento ao checklist para veículos e facilita sua tomada de decisão, já que entrega dados precisos. Quer conhecer mais sobre esse material? Então continue a leitura:
O que é uma planilha de controle de frota?
É uma ferramenta que, aliada ao checklist em Excel, entrega dados e facilita suas tomadas de decisão. É um passo seguinte após sua empresa aderir ao checklist, em que a mesma precisa de informações mais precisas para aumentar sua eficiência.
Juntas, essas planilhas ajudam a otimizar sua frota em até 20%, ou seja, melhoram seus processos em diferentes frentes, como:
- organização de tarefas;
- redução de gastos;
- aumento de eficiência no setor;
- visão completa do estado dos veículos.
Com esses dados em mãos, fica mais fácil reportar aos seus superiores as dificuldades e melhorias que ocorrem no setor.
Agora que você sabe o que ela faz, deve estar curioso para saber como tudo isso ocorre. Logo, não deixe de ler o próximo tópico.
O que a ferramenta contém?
Ao baixar a planilha de controle de frota, você encontra abas para inserir os dados dos veículos — como quilometragem, estados das peças, entre outros. Já em um segundo momento, é possível ver em outras abas a analise dessas informações de uma maneira visualmente fácil de se compreender.
Agora, vamos falar um pouco mais sobre as abas presentes na ferramenta, são elas:
Preenchimento
Possui campos para você inserir os dados dos checklists coletados. Feito isso, a planilha distribui nas abas seguintes para melhorar a visibilidade que você terá das informações. Existem 32 itens para se completar periodicamente com as informações dos veículos, os mais analisados e que contemplam as necessidades das frotas.
Para realizar o preenchimento, é necessário entender primeiro a legenda da planilha, que consiste em:
- S – Sim (existente ou OK)
- I – Incompleto
- N – Não existente
- A – Avariado
Caso queira revisar essa legenda, essa explicação também está inclusa dentro da planilha.
Vale lembrar também que existem campos específicos para documentação veicular na frota, um problema que tira o sono de muitos gestores. Nele, você pode ver o IPVA de qual veículo está atrasado ou se algum recebeu uma multa recentemente.
Gráfico de quilometragem diária
De maneira prática, mostra as distâncias que os veículos percorrem diariamente. Essa visão lhe dá possibilidade de analisar se algum necessita de revisão ou reparos, por exemplo.
É importante dizer que, na ferramenta, deve-se selecionar apenas um veículo por vez. Ao indicar mais de um veículo, podem surgir distâncias negativas, pois o cálculo é feito com base na quilometragem do dia e um veículo específico pode não ter rodado naquele dia, o que pode causar uma confusão no sistema.
Gráfico “Os itens que geram mais problemas”
Deixa evidente em que pontos sua frota está com maior dificuldade. Com isso, você pode corrigir o problema e adequar o setor para que ocorra um aumento na performance.
Você pode ver os problemas por cada veículo também, além de ver esses dados divulgados em diferentes tipos de gráficos.
Percebe como a planilha pode atender sua demanda de forma abrangente? Então saiba logo abaixo como utiliza-la!
Os 3 passos para utilização da planilha
Passo 1 — informações do checklist: em primeiro lugar, pegue as informações dos checklists preenchidos pelos colaboradores e insira no campo “Preenchimento”, onde cada veículo será identificado pela própria placa;
Passo 2 — gere gráficos: em seguida, clique no botão do campo superior esquerdo (gerar gráficos) para dar continuidade no processo;
Passo 3 — selecione data ou veículo: na sequência, escolha a data ou veículo específico que você deseja analisar e então, veja nas abas seguintes os dados que procurava.
É importante lembrar que o preenchimento das informações é na vertical, ou seja, cada checklist e veículo são uma coluna.
Essa é uma breve explicação da ferramenta. Dentro dela, você encontra um manual de instruções mais detalhado.
Hoje você conheceu uma ferramenta que ajuda as empresas que possuem muitos veículos — a planilha de controle de frota. Quer ter essa praticidade no seu negócio? Então baixe grátis agora mesmo:
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