[Baixe Grátis] Planilha para controle de multas de trânsito em Excel

Controle de multas para frotas

O controle de multas é ferramenta indispensável para o gestor de frotas. Ele permite identificar os tipos de infrações que causam os maiores gastos na frota. Assim, o gestor da frota poderá atuar corretivamente, alcançando uma considerável redução de custos, nesta que costuma ser uma das áreas mais custosas das empresas.

Um problema recorrente na gestão de frotas são as as multas por não Identificação do condutor, imposta à pessoa jurídica (NIC). Em algumas empresas, elas chegam a superar os custos de todos os demais tipos de multas somados! Caso a empresa perca o prazo para identificar o condutor infrator, ela receberá uma multa NIC. Nela, há um multiplicador sobre o valor original da multa, que depende de quantas vezes uma mesma infração foi cometida num período de 12 meses.

Essas multas podem chegar a valores exorbitantes! Por isso é importante que a informação da ocorrência de uma multa chegue rapidamente ao gestor de frota. Assim, será mais provável que a indicação do condutor seja feita dentro do prazo, evitando os altos custos com NIC.

Existem plataformas que realizam consultas automaticamente para verificar novas multas de toda uma frota. Com isso, o gestor de frota pode identificar rapidamente o condutor infrator antes mesmo de receber a notificação da multa, agilizando o processo de indicação e evitando a multa por NIC.

Objetivos do controle de multas para frotas

  • Ter visibilidade do custo total com multas para a frota e a empresa;
  • identificar os tipos de multas que geram mais gastos;
  • identificar as possíveis causas desses tipos de multas e elaborar estratégias para eliminá-las ou reduzi-las;
  • acompanhar a evolução dos custos no tempo, para avaliar se as ações adotadas foram efetivas na redução de custos;
  • atuar na melhoria do processo, realizando os ajustes necessários para eliminar ou minimizar as causas dos problemas.

Isso faz parte de um ciclo de melhoria contínua (ciclo de Shewhart ou PDCA), ou seja, deve ser aplicado continuamente visando a melhoria no processo, tratando de agir nas causas do problema para obter melhorias efetivas, em vez de agir nos efeitos e obter apenas melhorias de curto prazo.

Sobre a planilha para controle de multas para frotas

A planilha vem preenchida com um estudo de caso real de um cliente da Easy Carros. Os dados foram obtidos com o uso da plataforma de Gestão de Multas e Documentação para Frotas da Easy Carros. Com ela é possível consultar placas automaticamente, eliminando a necessidade de se preencher manualmente multa a multa. As placas e os AITs das multas foram alteradas para tornar os dados anônimos.

Visão geral

Na aba dashboard, há gráficos que permitem visualizar os custos mensais com multas. No exemplo abaixo, podemos ver os custos com NIC comparado aos demais, indicando que um breve deslize no processo de indicação de condutores em algum mês pode gerar custos enormes!

Planilha para controle de multas - Gráfico - Valor de multas mensal

Gráfico 1 – Valor de multas por mês

Priorização de problemas

No próximo gráfico, vemos um diagrama de Pareto, que mostra nas barras a contribuição total de cada tipo de multa no período, da maior para a menor, e na linha, a porcentagem acumulada em relação ao valor total.

Planilha para controle de multas - Diagrama de Pareto para gestão de multas

Gráfico 2 – Diagrama de Pareto para gestão de multas

Esse diagrama é uma importante ferramenta de qualidade que auxilia na priorização de problemas. Com ele, o gestor de frota pode identificar em quais áreas ele deve atuar primeiro.
Neste exemplo, é visível que melhorar o processo de indicação de condutores trará resultados muito mais significativos do que diminuir as multas cometidas pelos condutores.
Assim, tratar de identificar rapidamente os condutores infratores para evitar perder os prazos de indicação certamente gerará uma grande redução de custos com multas.

Em um segundo momento, o gestor de frota poderia abordar a “Velocidade até 20%” e procurar alternativas para diminui-las. Por exemplo, campanhas para conscientização dos motoristas ou o uso de telemetria para acompanhar os condutores mais propensos a cometer essa infração.

Note que o custo com ferramentas de gestão de frota acaba sendo pequeno se comparado ao custo mensal com multas. Ou seja, o gestor de frota pode ter reduções de custo significativos com o uso dessas ferramentas.

Como utilizar a planilha de controle de multas para frota

Nas duas abas abaixo, estão os dados de entrada:

  • Base de dados (Multas): contém as infrações cometidas por placa, incluindo AIT, descrição da infração de trânsito, enquadramento, valor da infração, horário de infração, entre outros.
  • Base de dados (Pendências): contém as pendências referentes a IPVA, DPVAT e licenciamento por placa.

Você pode preencher as duas abas manualmente com os seus dados, ou pode utilizar a plataforma da Easy Carros e obter os dados automaticamente.

Feito isso, basta clicar no botão “Atualizar base de dados” e pronto. O dashboard estará pronto automaticamente.

Você pode ajustar também o período considerado na linha do tempo. Assim, pode analisar gráficos específicos e comparar o antes e depois de suas ações corretivas. Por exemplo, verificar a evolução do trimestre atual com o anterior.

Planilha para controle de multas - Linha do tempo no Excel

Imagem 1 – Linha do tempo no Excel

Esperamos que isso consiga ajudar você a ter mais visibilidade sobre controle de multas e qual o caminho a ser tomado para guiá-lo em ações certeiras para reduzir os custos de multas em sua frota.

Leave a Reply